Les audits licences Oracle via le programme Joint Partner Engagement (JPE)

Aujourd’hui les grandes Entreprises disposent de services SAM qui permettent de contrôler l’usage des logiciels. Mais le marché Oracle est aussi composé de milliers de petites et moyennes Entreprises qui, pour diverses raisons, n’ont pas toujours la possibilité d’assurer le contrôle des licences logiciels.

Nombre de ces petites et moyennes Entreprises utilisent si peu Oracle qu’elles pensent même échapper aux critères d’audit...

... Jusqu’au jour où elles reçoivent un courrier recommandé ayant pour objet « Revue de licences Oracle ».

Ce courrier indique qu’au titre « de ses droits figurants aux contrats, Oracle réalise régulièrement des revues de licences ... , que cette revue de licence sera effectuée conformément aux termes et conditions du Contrat de Licence et Service Oracle .... et que pour donner le maximum de soutien possible à ces clients (!), Oracle travaille avec des partenaires mandatés dans le cadre du programme Joint Partner Engagement (JPE) » ....

En tel cas j’ai souvent entendu :

• Ce programme Joint Partner Engagement (JPE) a l’air positif, ce sera l’occasion de faire le point des licences,
• Je n’ai aucun contrat avec Oracle, ils ne vont pas pouvoir auditer grand-chose,
• De toute façon nos 150 NUP Standard Edition couvrent largement notre usage,
• Nous venons de migrer notre logiciel de gestion, cela nous a permis de revoir le nombre d’utilisateurs, nous avons encore de la marge ....

... et ces certitudes sont déjà les premières erreurs !

1)Ce « Joint Partner Engagement » sera l’occasion de faire le point des licences.

Attention : Le programme JPE a été créé par Oracle il y a une dizaine d’années dans le but d’auditer un maximum de petites et moyennes entreprises. Il repose sur un ensemble de sociétés partenaires d’Oracle qui effectuent des revues de licences sous mandat du service LMS d’Oracle.

 Il s’agit donc bel et bien d’un audit formel.

A savoir que :

• Les partenaires « JPE » ne sont pas payés par Oracle : ils se financent par la vente des licences issues des régularisations des sociétés qu’ils ont audité,
• Le JPE sert principalement d’intermédiaire
  • La sélection des clients à auditer est faite par Oracle,
  • Les analyses sont faites par les équipes Oracle en Roumanie,
  • Les conclusions des revues sont vérifiées par Oracle LMS,
  • Le rapport est écrit par le JPE puis relu et validé par Oracle.
• Il n’y a aucune obligation à acheter les licences auprès du JPE in fine.

2. Je n’ai aucun contrat avec Oracle, ils ne vont pas pouvoir auditer grand-chose ?

Attention : au titre des droits d’auteur, un éditeur peut exiger de contrôler l’usage de ses logiciels sans contrat. Et quoiqu’il en soit, il y a très probablement un contrat Oracle dont vous avez accepté les termes.

Notamment, si les licences Oracle ont été acquises via un partenaire en complément d’un logiciel tiers. Car en tel cas, Oracle envoie un email intitulé « Numéro de Commande Oracle xxxxx Nom du revendeur Abcd Numéro de PO du VAD: xxxx » et celui-ci stipule : « Cet email confirme votre commande enregistrée sous le numéro xxxx.  Ce numéro vous servira à accepter les conditions du contrat OLSA (Oracle License & Services Agreement) et télécharger les programmes que vous avez commandés ».

Ainsi le téléchargement des programmes confirme l’acceptation du contrat standard référencé.

3)De toute façon nos 150 NUP Standard Edition couvrent largement notre usage.

Attention aux licences NU / NUP : comme leur nom l’indique les licences NU / NUP (« Named User» / « Named User Plus ») sont nominatives ; chaque licence doit être affectée à une personne physique identifiée.

Cela suppose d’une part, de maîtriser sans faille l’origine du flux de données et, d’autre part de pouvoir mesurer le nombre de personnes physiques à son origine. ... à défaut une licence « Processeur » sera incontournable.

Attention à l’édition « Standard Edition ».

a)Elle ne peut être appliquée que sur un serveur disposant d’une capacité maximum de 4 sockets (2 sockets maximum pour la SE1 et SE2),

b)Elle suppose une version maximum Oracle 12.1.0.1  (dès la version 12.1.0.2 il s’agit d’une Standard Edition 2),

c)Aucune option ne doit avoir été utilisée alors que parfois certaines options se cachent derrière des fonctions a priori anodines : AWR déclenche l’usage de Diagnostic Pack, SQL*Profile déclenche l’usage de Diagnostic et Tuning Pack, Datapump peut déclencher l’usage d’Advanced Compression, .......

Si l’une de ces conditions n’est pas respectée votre usage sera retenu en Standard Edition 2 ou Enterprise Edition ... et les conséquences peuvent être « impressionnantes ».

4)Nous venons de migrer notre logiciel de gestion, ...

Attention : Vous pensez être à l’abri des soucis de licences Oracle au motif que la base de données est exclusivement utilisée par un applicatif tiers dont vous maitrisez le nombre d’utilisateurs ?

Détrompez-vous, souvent ces applicatifs reposent sur une base Standard Edition et les dernières évolutions d’un tel applicatif entrainent un upgrade vers des versions plus récentes de base de données.  Ainsi la migration anodine d’un logiciel tiers peut vous faire passer d’une base Std Edition vers une base Std Edition 2 et les conséquences sont loin d’être anodines.

Exemple :

Parmi d’autres applications, votre logiciel erp tiers est installé sur un Proliant DL 580 4cpu 24 cœurs. Avec 100 Nup SE les 80 utilisateurs sont largement couverts et vous êtes serein face à l’audit. Sans crainte, vous coopérez à l’audit JPE sans penser à la migration de votre logiciel tiers qui a entrainé un léger upgrade de votre db de 12.0.1.1 vers 12.0.1.2 ....

Mauvaise surprise, dans les conclusions d’audit, le « partenaire JPE » vous apprend que

• Le passage de 12.0.1.1 vers 12.0.1.2 implique l’usage d’un produit différent appelé Db Standard Ed2

• Avec une capacité de 4 sockets, le DL 580 ne peut pas recevoir la Standard Edition 2 et qu’en conséquence, l’usage est retenu en Enterprise Edition.
• Au titre de la règle des minima, couvrir votre usage de la db Oracle associée à votre logiciel erp (qui n’a pas évolué) demande 300 NUP Enterprise Edition.

Ainsi, le même usage pour le même nombre d’utilisateurs demande 30 fois plus d’une licence 3 fois plus chère au seul motif d’un passage de 12.0.1.1 vers 12.0.1.2 .... un détail qui représente tout de même ~250 k€ en prix catalogue Oracle ....

Conclusion, que faire à la réception d’un tel courrier mandatant un « partenaire JPE »

1)Ne prenez pas ce courrier à la légère : le « partenaire JPE » est l’intermédiaire du service d’audit Oracle. Il utilise toute l’efficacité de ce dernier pour vendre des licences.

2)Ne vous précipitez pas et prenez le temps de vous préparer avant d’entamer l’audit.

3)Assurez-vous de respecter les règles et définitions et exigez qu’elles le soient (souvent, par manque de temps ou de compétence, des licences anciennes tout à fait utilisables ne sont pas retenues au profit de licences actuelles).

4)Au moindre doute, faites-vous assister par un spécialiste reconnu de l’audit Oracle.

Quelle que soit la taille de votre Entreprise vous pouvez vous faire assister, et pour ne laisser personne désarmée face à l’éditeur, More Light Consulting propose des formules adaptées à tous :

-Des forfaits pour une prise en charge globale,

-Des formules « à la carte » pour une assistance ciblée,

-De la régie pour adapter le nombre de jours au contexte et à la capacité de vos équipes,

-Un taux horaire pour bénéficier de conseils ciblés pour un budget plus réduit.

Le budget ne doit pas vous empêcher de bénéficier de l’expertise la plus pointue en matière d’audit.